Política de privacidad y tratamiento de datos

1. Responsable del tratamiento

Andrés Felipe Elizalde Prieto, NIT 1094952131-4, con domicilio en Calle 6 Norte # 18-20, Edificio El Retiro, Apto 201, Armenia, Quindío, Colombia ("botcea"). Correo para temas de privacidad: privacidad@botcea.com. Aplicamos la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos.

2. Qué es botcea

botcea es un software (CRM) que permite a empresas atender a sus clientes por WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger y el chat de su sitio web, con respuestas automáticas, inteligencia artificial, agenda de citas, venta de entradas y gestión de pagos.

3. Qué datos tratamos

De las empresas que usan botcea y su equipo

• Nombre, correo, contraseña (guardada cifrada, nunca en texto plano) y rol dentro de la empresa.
• Datos de la empresa: nombre, zona horaria, cuentas bancarias que registran para recibir pagos.

Datos que llegan desde plataformas de Meta (WhatsApp, Instagram y Facebook)

Cuando una empresa conecta sus cuentas con los permisos que ella misma autoriza, botcea recibe y guarda:

• Identificadores de las cuentas conectadas (número de WhatsApp Business, cuenta profesional de Instagram, página de Facebook) y los tokens de acceso, guardados cifrados.
• Nombre público, nombre de usuario y foto de perfil de las personas que escriben a esa empresa.
• Los mensajes, imágenes, audios y documentos enviados en esas conversaciones.
• Comentarios en publicaciones de la empresa, cuando activa respuestas automáticas a comentarios.
• Publicaciones de la cuenta y sus métricas básicas, cuando usa la sección Contenido.

Datos de Google Calendar

Si la empresa conecta Google Calendar, botcea consulta su disponibilidad (libre u ocupado) y crea, actualiza o elimina los eventos de las citas agendadas en botcea.

Datos de los clientes finales

Nombre, teléfono, correo, citas, pedidos de entradas, comprobantes de pago y notas que la empresa registra.

Datos técnicos

Dirección IP, registros de uso y errores, y cookies necesarias para mantener la sesión. Ver la política de cookies.

4. Para qué usamos los datos

• Prestar el servicio: mostrar y responder conversaciones, ejecutar los flujos y bots que configura la empresa, agendar citas, registrar pedidos y pagos.
• Generar respuestas y leer comprobantes con el proveedor de IA que elija la empresa (OpenAI, Anthropic o Google), usando la llave de la propia empresa. Solo enviamos la conversación o la imagen necesaria para esa respuesta.
• Seguridad, prevención de fraude, soporte, facturación y cumplimiento de obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad. Los datos obtenidos de las plataformas de Meta se usan únicamente para prestar el servicio a la empresa que los conectó, de acuerdo con las Condiciones de la Plataforma de Meta, y no se comparten con terceros para otros fines.

5. Uso limitado de datos de Google

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google por parte de botcea se ajustan a la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. Los datos de Google Calendar solo se usan para mostrar horarios disponibles y gestionar las citas de la empresa; no se usan para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, y ninguna persona los lee salvo que la empresa lo autorice para soporte, por seguridad o por obligación legal.

6. Responsable y encargado

Frente a los datos de sus clientes, cada empresa que usa botcea es responsable del tratamiento, y botcea actúa como encargado siguiendo sus instrucciones. La empresa debe contar con la autorización de sus clientes para contactarlos, sobre todo para mensajes de marketing, y cumplir la Política Comercial de WhatsApp.

7. Con quién compartimos datos

• Meta Platforms, para enviar y recibir mensajes y publicaciones.
• El proveedor de IA que configure la empresa: OpenAI, Anthropic o Google.
• Google, cuando la empresa conecta Google Calendar.
• Proveedores de infraestructura (servidores, copias de seguridad y correo), con obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• Autoridades, cuando una ley u orden judicial lo exija.

Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia. En esos casos exigimos niveles adecuados de protección, como lo permite la Ley 1581 de 2012.

8. Seguridad y conservación

Usamos conexiones cifradas (HTTPS), cifrado AES-256 de tokens y llaves, separación de datos por empresa, control de acceso por roles y copias de seguridad. Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y hasta 90 días después de su cancelación, salvo que una ley exija conservarlos más tiempo.

9. Tus derechos

Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, pedir prueba de la autorización, saber cómo se han usado, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Escríbenos a privacidad@botcea.com: respondemos consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles.

Si eres cliente de una empresa que usa botcea, también puedes dirigirte directamente a esa empresa. Para eliminar tus datos sigue las instrucciones de eliminación de datos.

10. Menores de edad

botcea está dirigido a empresas. No recogemos a sabiendas datos de menores de 14 años; si detectamos alguno, lo eliminamos.

11. Cambios

Si cambiamos esta política publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha. Si el cambio es importante, avisaremos por correo a las empresas usuarias.